Veri Sorumluları Sicili (VERBİS) Nedir? Kimler VERBİS'e Kayıt Olmak Zorundadır?

Veri Sorumluları Sicili, Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun gözetiminde Kurum Başkanlığı tarafından tutulan; veri sorumlularının kimler olduğunun kamuya açıklanması, kişisel verilerin hangi kapsamda işlendiğinin aleniyetinin sağlanması ve bu yöntemle kişisel verilerin korunması hakkının daha etkin şekilde kullanılması amacıyla tutulan sicili ifade etmektedir. Veri Sorumluları Sicili, Kanun kapsamında kamuya açık olarak tutulmak zorundadır.

Veri  Sorumluları  Sicil  Bilgi  Sistemi (VERBİS), Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Kişisel Verilerin Korunması Kurumu tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemidir.

Veri Sorumluları Sicili, kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan veri sorumlularını yani kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişileri kapsar. Kişisel verileri işleyen bu gerçek ve tüzel kişiler, veri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline kaydolmak zorundadır. Bunun yanında, Sicile kayıtla yükümlü olan veri sorumlusu gerçek ve tüzel kişiler, Kişisel Veri İşleme Envanteri hazırlamakla yükümlüdür. Ayrıca, Veri sorumluları, Sicile sunulan ve Sicilde yayınlanan bilgilerin eksiksiz, doğru, güncel ve hukuka uygun olmasından sorumludur. Veri sorumlularının Sicile kaydolmuş olması Kanun kapsamındaki diğer yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz.

50 den fazla çalışanı olan veri sorumluları ile bilanço aktifi 25 milyon ve üstü olan veri sorumlularının VERBİS'e kayıt olması zorunludur. Bu veri sorumlularının VERBİS'e kayıt olmadan veri işlemesi mümkün olmadığı gibi VERBİS'e kayıt olmamaları durumunda haklarında idari para cezası uygulanması söz konusu olacaktır. VERBİS'e kayıt olma sürelerinde son gün çalışan sayısı 50 ve üzeri olan veri sorumluları ile bilanço aktifi 25 milyon ve üstü olan veri sorumluları için 30.06.2020'dir. Bu süre bugüne kadar iki kere uzatılmış olup tüm Dünya'da ve ülkemizde etkisini gösteren Covid-19 salgını sebebiyle bu sürenin 2020 yılının sonuna ertelenmesi beklenmektedir.

Uygulamada hukuk ile veya bilgi teknolojileri ile hiçbir ilgisi bulunmayan bazı firmalarca "VERBİS'e Kayıt" hizmeti adı altında hizmet verildiği görülmektedir. Bu şekilde hizmet verdiğini iddia eden firmalardan hizmet almak veri sorumluları açısından son derece risklidir. İlk olarak belirtmemiz gerekir ki VERBİS'e kayıt olmak ve bilgi girişi yapmak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında öngörülen yükümlülüklerden sadece bir tanesidir. VERBİS'e kayıt olma ve bilgi girişi yapma işleminin yapılabilmesi için veri sorumlusunun veri işleme envanterinin yapılmış olması gerekmektedir. Henüz veri işleme envanteri yapılmadan sadece VERBİS sisteminde önüne gelen seçenekleri seçerek yapılacak olan bir VERBİS kaydının amacına hizmet etmeyeceği gibi veri sorumlusunun kayıttaki hatalar sebebiyle yüksek miktarda idari para cezalarına maruz kalmasına neden olacağı son derece açıktır. Bu sebeple veri sorumlularının 6698 sayılı kanuna uyum süreçlerini hukukçular ve bilişim uzmanları ile yapmaları hem kanuna uyumun tam anlamıyla gerçekleşmesi hem de veri sorumlusunun kanun kapsamındaki yükümlülüklerini eksiksiz olarak yerine getirmesi açısından zorunludur.